Как да уредим разходите за зареждане на служител за служебен електрически автомобил?

Електромобилността в Полша набира скорост – все повече компании решават да заменят автопарковете с двигатели с вътрешно горене с електрически превозни средства. Тази промяна носи осезаеми ползи: по-ниски оперативни разходи, положително въздействие върху околната среда и изграждане на имиджа на модерна и отговорна организация.
Възниква обаче проблем, с който се сблъскват повечето фирми с автопарк: как да се отчетат разходите за електроенергия на служител за зареждане на фирмен автомобил, особено когато зареждането се извършва у дома?

Проблем: липса на прозрачност на разходите

Обикновено електроенергията, използвана за зареждане на фирмен автомобил, се отчитa по същия начин като горивото. Компанията може да третира като данъчно признати разходи възстановяването на разходите, направени от служител за зареждане на фирмен автомобил – дори ако енергията е консумирана на мястото на пребиваване на служителя.
Въпреки това, за да бъде такова възстановяване правилно документирано, трябва да се изпълнят определени формални изисквания. Най-важното от тях е възможността за точно измерване на количеството електроенергия, използвана за зареждане на фирмения автомобил.
Как тогава може такъв разход да бъде правилно документиран, позволявайки на компанията да възстанови на служителя, като същевременно го третира като данъчно признат разход?

Решение: вградени енергийни метри в зарядните устройства AmperePoint P и Q

Най-простото и най-прозрачното решение е използването на зарядни устройства, оборудвани с енергиен метър. Това устройство позволява точно да се определи колко киловатчаса (kWh) са консумирани. Въз основа на тези данни служителят може да предостави на работодателя надеждна информация, която служи като основа за възстановяване на разходите.

Струва си да се отбележи, че най-новите ни модели зарядни устройства – като AmperePoint P и AmperePoint Q – са оборудвани с неизтриваем енергиен метър, който работи независимо дали зарядното е свързано към мрежата. Благодарение на това както служителят, така и работодателят имат достъп до историята на зареждане и енергийните отчети.

Вид на метъра в модела Q (натиснете и задръжте едновременно двата бутона на зарядното за около 5 секунди):

Пълен контрол с приложението Tuya

Освен това зарядните устройства от серията AmperePoint Q са интегрирани с приложението Tuya, което осигурява достъп до историята на зареждане. В приложението можете да проверите:

🔸 кога е бил зареден автомобилът,

🔸 колко е продължило зареждането,

🔸 колко енергия е консумирана.

По този начин както работодателят, така и служителят имат достъп до ясни отчети, които решават проблема с прозрачността и елиминират потенциални спорове. Данните могат също да бъдат експортирани от приложението Tuya в .csv файл, което прави процеса на отчитане още по-бърз и ефективен.

Примерен .csv файл

Защо си струва да се внедрят зарядни устройства AmperePoint във фирмения автопарк?

По-ниски оперативни разходи за превозните средства – Няма нужда от смяна на масло, подмяна на горивни филтри или ремонти на изпускателната система. Електрическите автомобили имат по-малко движещи се части, което води до по-ниски разходи за поддръжка. Годишните спестявания от обслужване могат да достигнат до 1 500–2 000 PLN в сравнение с автомобил с двигател с вътрешно горене.

Прости и прозрачни уреждания – повече никакви съмнения коя част от сметката за електроенергия трябва да се отнесе към служебния автомобил.

Данъчна сигурност – данните от метъра и приложението осигуряват надежден източник за отчитане на данъчно признати разходи.

Удобство както за служителя, така и за работодателя – една система, едно приложение, пълен контрол.

Модерен корпоративен имидж – внедряването на зарядни устройства AmperePoint е стъпка към осъзната и ефективна електромобилност.

Алтернативно решение може да бъде инсталирането на енергиен метър. Въпреки това, трифазен енергиен метър струва няколкостотин злоти, което в случай на автопаркове може да се окаже финансово натоварващо и времеемко решение.

Този метър изглежда по следния начин:

Резюме

Преминаването към електрически автопарк не е само въпрос на спестявания и екология, но и на нови организационни предизвикателства. Едно от тях е уреждането на разходите за електроенергия, направени от служителите при зареждане на служебни автомобили у дома.

Има няколко решения на този въпрос, но най-икономичният вариант са зарядните устройства AmperePoint P и Q. С вградените си енергийни метри – а при модела Q и интеграция с приложението Tuya – компаниите получават цялостно решение, което им позволява да уреждат разходите за енергия толкова лесно, колкото са уреждали горивото в миналото, с пълна прозрачност и контрол.

Служителят декларира на работодателя тарифата за 1 kWh. Тази декларация е информативна по своя характер, но работодателят може да изиска от служителя да представи договор с енергийния доставчик, за да потвърди, че реалната тарифа съответства на декларираната стойност. Трябва да се вземат предвид и различни тарифи, като дневни и нощни.

Преди инсталирането на зарядното устройство трябва да се проверят условията, при които служителят ще зарежда колата. Това особено се отнася до:

🔸 електрическата инсталация и предпазните средства,

🔸 спазване на формалните изисквания, например при инсталиране в подземни гаражи, където е необходимо съгласието на жилищната кооперация или управителя на имота.

Основният приоритет трябва да бъде безопасността на служителя и трети лица, включително правилното обезопасяване на зоната за зареждане.

Може ли зарядно устройство на компанията да се използва за лични цели?
Решението по този въпрос е на работодателя и зависи от нивото на доверие към служителя, който трябва надеждно да декларира разделението между служебното и личното зареждане. Освен това това може да бъде проверено:

🔸 базирано на показанията на енергийния метър и сравняването им с отчетите за зареждане на компанията,

🔸 използване на приложение, което предоставя информация за времето и честотата на зареждане на превозното средство.